SAP Prozessautomatisierung beginnt häufig bereits vor dem eigentlichen SAP-Prozess: Der DesktopConnector ist ein Werkzeug, das den Medienbruch zwischen der SAP-Anwendung und Windows-Anwendungen aufhebt.
Mit dem DesktopConnector lassen sich Dateien aus dem lokalen System in laufende SAP-Prozesse integrieren. In der vertrauten Windows-Umgebung können Dokumente per Drag & Drop aus MS Office und E-Mails einschließlich Anhang an einen SAP-Prozess weitergeleitet werden:·
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Im Arbeitsbereich finden sich die auf dem lokalen System verfügbaren Dateien in einer Verzeichnisstruktur (ähnlich dem Windows Explorer oder anderen Datei-Managern) sowie der Posteingangsordner von Microsoft Outlook.
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Die im SAP-System zur Verfügung stehenden Geschäftsprozesse werden auf der Benutzeroberfläche durch Zahnräder (technische Prozesse) symbolisiert.
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Beim Drop auf ein Zahnrad öffnet sich ein SAPGUI PopUp, das die Klassifizierungsdaten für das Dokument abfragt, um die passende Zuordnung im SAP System vozunehmen.
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Hinter jedem Prozess steht im SAP ein Universal Process Tool Prozess, der die Dateidaten und die Klassifizierungsdaten asynchron verarbeitet.